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鼎升機械

2020-12-24 14:59:17

鼎升機械ERP管理信息化歷程-一分耕耘,十分收獲

企業的規范化管理需求

鼎升公司主要生產油箱、工具箱、物流架、升降機等系列產品,是典型的量小多樣化,生產工序繁多,幾乎每個部件及零件從板材下料、沖壓、折彎、焊接、表面處理、裝配、包裝等都是自行生產完成;加上各個國家的客戶對產品要求不同、包裝方式多樣化,要求交期短等特性。

這樣的生產流程導致出現了管理上的難點:技術研發部門與生產部門的銜接非常困難,部門之間信息不能共享,數據不及時、不準確等。企業管理高層意識到,只有進行企業改革,引入新的管理思想,推行標準化管理,才能使企業管理走上規范化運作的道路。

鼎升公司在多年的管理經驗的基礎上,經歷半年多的項目選型、國內外多家專業軟件廠商的評估,從企業人員基礎適應性、產品功能全面性、人性化的可操作性,及實地參觀了多家軟件廠商已實施完成的成功應用行業案例,終于在2015年3月份決定與順景軟件公司簽約合作,實施順景T-GROUP制造業ERP系統。

鼎升ERP項目組的總經理助理陳小姐提到選擇順景的理由時,她說:“順景是我們接觸晚的廠商,但在較長時間與多家軟件廠商的交流后,我們的關注主要集中在三點上:1、順景T-GROUP制造業ERP演示過程中系統功能已基本實現我們規劃的項目需求,系統實現性強、界面較為人性化;操作靈活;2、考察軟件公司顧問對我們同行業的管理經驗及實施經驗,通過跟順景顧問交流過程,真正的感覺到他們顧問的專業性及行業經驗非常豐富;3、應用客戶的真實反饋。到幾家順景的客戶,實時參觀了客戶當日的信息資料,也細化客戶各部門的功能應用的狀況及操作人員的反饋。我們項目組全體人員通過討論及投票一致決定與順景合作!

具體實施流程

順景公司按照標準的實施流程進行系統實施進程,主要包括:企業調研,人員培訓、企業業務方案分析、編碼原則和項目管理。由于順景實施負責人從事多年企業管理,擁有豐富的企業管理經驗,并且對ERP管理體系比較熟悉,而且得到鼎升公司高層領導的大力支持,因此在項目目標的可行性、實施方案方面進展順利。但由于公司業務流程復雜、個別業務流程不規范,加上部分人員的電腦水平、標準化管理意識較弱,因此在人員的培訓、基礎數據的整理、業務流程標準化等方面需要更多的時間。經過雙方在項目管理方面的配合,根據實際情況不斷調整實施計劃之后,總體的實施進度和質量令人滿意:經過大約半年的系統實施和優化時間,達到之前制定的管理目標。

項目正式實施從2015年4月開始,隨后分步實現了原定目標

2015年4月,正式進場實施順景制造業ERP系統,召開ERP系統上線啟動會議。首先針對各部門展開調研,并實地了解工廠實際作業流程、編制上線規劃書、討論及確定《物料存貨編碼規則》;

2015年5月-6月,主要進行基礎資料整理及建立(其中包含:用戶賬號受權、供應商檔案、客戶檔案、存貨基本資料、BOM產品結構清單等),同時展開各模塊教育訓練及模擬演練表單格式設計。

2015年7月,進銷存、生產管理等系統試運行及確定流程,并針對各崗位及部門編寫SOP作業指導書。

2015年8月,進銷存、生產管理系統正式上線運用,銷售、采購、計劃、生產、倉庫等部門人員全面進入系統運作。實行嚴格控制,逐步緊縮方式,從而實現庫存管控95%以上。

2015年10月,針對系統其他功能模塊,進行輔導上線運行;并針對公司中高層領導及生產管理人員展開《如何看懂管理報表》的培訓。企業用ERP系統的目的是:提供數據及報表、用數據、用報表分析來說話,從而提升管理。

可見收益和無形收益

鼎升公司信息化實施負責人提供的實施分析報告反映,企業信息化收到了可見的和無形的兩方面實施效果,可見的收益具體如下:

Ø 實現企業數據共享。實施ERP系統前,技術部、業務部、生產部、財務部,倉儲部之間需要查數據時,必須打電話或到各部門辦公室去查詢,還要再次手工錄入,數據不及時、不準確,實施ERP系統之后,各部門之間在本部門的電腦上就可以進行各種數據的查詢,同時杜絕了相關數據重復錄入。

Ø 優化企業業務流程。實施ERP系統前,各業務部業務流程不一致,各行其事,為管理帶來不便;實施ERP系統后,公司規范不同業務的業務流程,實現了原部門化作業順利轉化為有效的流程作業,使各業務部有一個統一的認識,為管理帶來方便。

Ø 提高企業工作效率。實施ERP系統前,如需要一份報表,需要收集許多資料,用Excel等其它工具進行手工制作報表,要花很長時間才可以統計得出。順景ERP提供強大的報表工具,系統提供的管理報表遠遠超過企業現有需求,并為企業實現了個性化報表需求,順景系統智能報表通過全面的條件進行過濾得到各種相關報表,為企業高層的決棗提供了很大的幫助。

Ø 實現生產成本分析。產品成本精準率及料件成本精準率得到較大程度的提高,解決了企業以前只知道總體在蠃利,而不知道是在哪個產品上贏利的問題,基本上實現了初階成本控制目標。

而無形的收益可總結為:

Ø 管理知識的提高。透過一系列的培訓,管理人員認識到簡單的強權拍板獨斷并非良策:例如盲目追求高效所產生質量問題、風險問題等等。凡此種種,不單提高基層人員的質量意識,更加提高了管理人員的管理素質,能讓他們從不同角度去思考問題,及考慮每項決策所帶來的后果。

Ø 業務流程的重組。建立一個規范系統時,在處理實際工作細節上會犧牲一些彈性,軟件系統的原理同樣如此。許多人以為安裝一個電腦系統,所有事情就能解決,其實事情才剛剛開始,需要調整工作流和方式,讓這個智能化系統所提供的資料能幫助管理人員做出更好的決策。所以必須重新評估你的業務流程,以決定業務模式。

Ø 更完美的決策。由于ERP系統所能提供的資料往往是手工作業所能提供的幾倍甚至是十幾倍(數量和速度),管理人員可以獲取更多時間去準備,收到更快更準確的資料去評估當前形勢,做出一個更佳的決策,采取相應的對策。當然也帶來一個新問題,太多資料信息讓管理人員無從落手,對決策人員的素質要求也提高。

實施要點及體會

通過鼎升公司的信息化項目的成功實施,順景公司也進一步總結和完善了實際實施過程中的經驗和體會:

Ø 首先調研很重要。一個很深入的調研對ERP推行的成功有著不可磨滅的貢獻,因此要求每一位ERP實施者在實施之前就必須深入企業了解各方面的情況,在運行中出現的一切問題都記錄在案,然后對這些問題給予及時解決,這樣實施也成功了一半。

Ø 實施必須有上層領導的支持。這是關系到ERP能否正常推行的必要條件,也是實施人員在開始實施時必須要做的工作之一。從心理學來說,要求某人接受一種新思想是很困難的,特別是你給相關部門增加工作量的時候。因此必須有上層領導的支持才行,鼎升公司的信息化項目得以成功,很重要的一個原因是得到了上層領導的支持。

Ø 在實施當中必須要建立相應的監督和反饋機制。實施人員認真調研確定方案往下推行后,如果下面各部門沒有按照要求或沒有完全按照要求來做的話,都會對ERP的成功推行產生阻力。建立反饋和監督機制就是針對此種情況,定期進行監督,對下發的文件沒有按照要求來做的,堅決要求反映給相關主管,并務求能盡快改正。所采用的方案可以采用“先緊后松”的辦法,在剛開始推行時從嚴要求,定期檢查,發現問題即告之相關部門主管,并記錄在案。定期召開碰頭會,如實反映ERP實施斯間各部門存在的問題,要求各部門給予支持。在推行一定時間后就可以用松的辦法,可以放寬時間。如此下來,幾個月后各部門操作基本會趨于規范。這一點在項目剛開始時就應該控制,不然后面就無法控制或管理無力度。

Ø 培訓時要通俗易懂,培訓資料要寫得明細。剛開始接觸ERP的人員如同一個嬰兒剛剛開始學會爬,你要教他怎么走的時候,必須手把手教導,因此培訓時要求簡單易懂可操作,能有電腦配置的培訓教室。在演示的時候要求相關人員把單據的操作流程寫下來,培訓之前先把培訓講義下發給各相關人員,培訓時應該時刻提問,這樣更能幫助相關人員掌握有關內容。

Ø 將ERP實施過程按照一個項目的流程進行,完成后仍然提供良好的服務。做一個項目不外乎項目調研、項目認證、項目實行、項目反饋和項目收尾這五個方面,在成功為企業實施ERP后即進入項目收尾階段,此時軟件的加值就體現在服務上。從使用軟件者的角度來說,有時候軟件的一些限制可以通過一些變通的方法解決,為客戶提供良好的服務是ERP實施成功的秘訣。

引入ERP系統可以為企業帶來新的管理思維和觀念,其有形無形的效益對整個企業的發展是難以估量的。但企業也必須應該清醒的認識到,在自身的改變期間必須要付出極大的決心和耐力,方可達到滿意的結果。

總而言之,企業實施ERP系統所帶來的益處是不言而喻的,問題是企業愿意投入多少資源去實現。不同規模、不同行業的企業對軟件系統要求側重點不同,但企業基本的ERP概念是相同的,你愿意你的企業獲得更大的新生,打破舊有困境和經營模式,還是讓企業永遠停滯不前?這是你的決定。

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